Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för tjänsten TryggPapper är Jaakko Tiittanen (finskt FO-nummer 3348437-1, Finland). Den personuppgiftsansvarige ansvarar för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna policy. I dataskyddsfrågor kan du kontakta tjänstens administration via kontaktformuläret.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

Uppgifter som sparas i webbläsaren. Utkast till blanketter, företagsuppgifter och nedladdade dokument sparas i första hand i din egen webbläsares localStorage-minne. Utan inloggning skickas dessa uppgifter inte till servern.

Kontouppgifter (inloggade användare). När du skapar ett konto behandlar vi din e-postadress och tekniska uppgifter kopplade till inloggningen. Lösenord sparas endast i säkert hashad form.

Molnsynkroniserade uppgifter (inloggade användare). Om du är inloggad synkroniseras dina sparade företagsuppgifter och dokument till ditt konto så att du kan använda dem på andra enheter. Dessa uppgifter kan innehålla företagets kontaktuppgifter och personuppgifter som du fyller i på blanketterna, såsom anställdas namn och underskrifter. Du ansvarar själv för vilka uppgifter du för in i formulären.

Feedback och kontakt. Meddelanden och eventuella kontaktuppgifter som du skickar via feedback- eller kontaktformuläret sparas för administration och support.

Bilder och register. Bilder som du bifogar till observationer, skyddsronder och anläggningsronder, uppgifter och Safety Check-kvittenser sparas tillsammans med dokumentet. Anställdas namn, behörigheter och deras giltighetstider som du för in i personalregistret samt uppgifter i maskin- och utrustningsregistret sparas på ditt konto. Undvik onödiga identifierbara personer på bilderna.

Team. Prenumerationens ägare kan bjuda in upp till tre användare via e-postadress. Vi behandlar de inbjudnas e-postadresser och inbjudans status. Medlemmar i samma team kan se varandras uppgifter, kommentarer, teammeddelanden och Safety Check-kvittenser samt bifogade bilder och uppgiftslämnarens e-postadress.

Beställningar och betalning. Kort-, MobilePay-, Apple Pay- och Google Pay-betalningar förmedlas av Stripe Technology Europe Ltd., som samlar in och behandlar betalningsuppgifter (såsom betalmedelsuppgifter) som självständig personuppgiftsansvarig; vi ser eller sparar inte kortuppgifter. För e-fakturabeställningar behandlar vi företagets namn, organisationsnummer, e-fakturaadress, operatörs-ID samt kontaktpersonens namn och e-postadress för fakturering. Dessutom behandlar vi order-ID, prenumerationsstatus och giltighetstid för att hantera åtkomsträttigheter. För gåvobaserade åtkomsträttigheter sparar vi mottagarens e-postadress, varaktighet och inlösendetaljer.

E-postmeddelanden. Vi skickar tjänsterelaterade e-postmeddelanden, såsom teaminbjudningar, gåvoåtkomster, påminnelser om utgångsdatum för behörigheter och besiktningar samt en veckosammanfattning. Påminnelser kan stängas av i inställningarna.

AI-funktioner. I AI-funktionerna (bl.a. förslag till riskbedömning, TryggBotten, Arbetspaket, Med inspektörens ögon samt kemikalie-, ASA- och introduktionsassistenter) vidarebefordras texten du skriver till en AI-tjänst för att generera ett svar. Konversationer används inte för att träna modeller; endast användningsvolym sparas för att förhindra missbruk. Skriv inte känsliga personuppgifter i AI-funktionerna.

Besöksstatistik. Vi samlar in anonym sidvisningsdata (sidans sökväg, tidsstämpel och en slumpmässig webbläsarspecifik identifierare). Uppgifterna kopplas inte till användarkonton och enskilda personer kan inte identifieras. Statistiken är endast synlig för tjänstens administratör.

Tekniska loggar. Tjänstens drift och informationssäkerhet kräver tekniska logguppgifter, såsom felmeddelanden och tidsstämplar för förfrågningar.

3. Rättslig grund och ändamål med behandlingen

• Fullgörande av avtal: kontoadministration, lagring och synkronisering av dokument.
• Berättigat intresse: tjänstens informationssäkerhet, felsökning, anonym besöksstatistik och hantering av feedback för att utveckla tjänsten.
• Samtycke: frivilliga funktioner, såsom att skicka feedback med kontaktuppgifter.

Vi använder inte uppgifter för profilering eller automatiserat beslutsfattande, och vi säljer eller hyr inte ut uppgifter till tredje part.

4. Mottagare och underbiträden

Tjänstens tekniska infrastruktur använder följande tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning:

• Lovable (Lovable Labs Incorporated) — applikationsplattform, hosting, serverlogik och vidarebefordran av AI-förfrågningar (AI Gateway).
• Cloudflare, Inc. — innehållsleveransnätverk (CDN) och servermiljö.
• Supabase, Inc. — databas, autentisering och fillagring (konto, synkronisering av dokument, feedback, besöksstatistik). Databasen är placerad inom EU.
• Google LLC (Gemini-modeller) — generering av svar för AI-funktioner.
• E-posttjänst (Lovable Email) — e-postmeddelanden som tjänsten skickar, såsom inloggningslänkar, teaminbjudningar, gåvoåtkomster, påminnelser om tidsfrister och veckosammanfattningar.
• Stripe Technology Europe Ltd. — förmedling av kort-, MobilePay-, Apple Pay- och Google Pay-betalningar. Stripe fungerar som självständig personuppgiftsansvarig för betalningsuppgifter (Stripes integritetspolicy).
• Bokförare och andra professionella rådgivare — hantering av lagstadgade skyldigheter.

Uppgifter kan behandlas utanför EU/EES. I sådana fall baseras överföringen på EU-kommissionens godkända standardavtalsklausuler eller andra lagliga skyddsåtgärder.

5. Cookies och liknande tekniker

Tjänsten använder endast tekniskt nödvändiga cookies och lokal webbläsarlagring: för att upprätthålla inloggningssessioner samt för att spara utkast till blanketter och företagsuppgifter i webbläsarens localStorage-minne. Dessa kräver inte separat samtycke.

Vi använder inga reklam- eller spårningscookies och inga analysverktyg från tredje part. Besöksstatistik samlas in anonymt utan marknadsföringsspårning. Du kan när som helst rensa webbläsarlagringen i din webbläsares inställningar.

6. Lagringstider

• Utkast och uppgifter sparade i webbläsaren: tills du själv tar bort dem eller rensar webbläsarens data.
• Kontouppgifter och molnsynkroniserade dokument: tills du tar bort dokumentet eller ditt konto.
• Feedback: högst två år från att den skickades.
• Anonym besöksstatistik: högst 24 månader.
• Tekniska loggar: högst 12 månader.

7. Informationssäkerhet

All trafik krypteras (HTTPS). Kontospecifik information skyddas med åtkomstkontroll på databasnivå så att varje användare endast har tillgång till sina egna uppgifter. Administratörsåtkomst är strikt begränsad med en separat roll.

8. Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter, rätta dem, begära radering eller begränsning av behandlingen, invända mot behandlingen samt överföra uppgifterna från ett system till ett annat (dataportabilitet). Du kan också återkalla ditt samtycke när som helst.

Du kan själv ta bort ditt konto och all sparad data på Företagsuppgifter-sidan under avsnittet "Konto och radering av data". Raderingen är omedelbar och oåterkallelig.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, imy.se).

9. Kontakt

I frågor som rör dataskydd och utövandet av dina rättigheter kan du kontakta den personuppgiftsansvarige via formuläret på Kontakta oss-sidan. Vi besvarar förfrågningar senast inom en månad.

10. Ändringar

Vi uppdaterar denna policy allt eftersom tjänsten utvecklas. Betydande ändringar meddelas i tjänsten. Kontrollera uppdateringsdatumet högst upp på sidan.